Pörssisäätiön rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Suomen Pörssisäätiön henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 3.4.2018.
Viimeisin muutos 18.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Pörssisäätiö, Fabianinkatu 14, 00100 Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Viestintäasiantuntija Kiia Etelävuori, etunimi.sukunimi@porssisaatio.fi, 010 820 7500

3. Rekisterin nimi

Pörssisäätiön sidosryhmärekisteri, jonka osia ovat Pörssisäätiön uutiskirjerekisteri, Pörssisäätiön tapahtumarekisteri, opastilaajien rekisteri, opettajakontaktien rekisteri, Pörssisäätiön apurahanhakijoiden rekisteri ja Pörssilähettiläiksi hakeneiden rekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle onhenkilön suostumus ja oikeutettu etu.

Uutiskirjeen tilaajat, apurahanhakijat, oppaiden tilaajat, Pörssilähettiläsohjelman hakijat ja Pörssilähettiläät tunnilleen kutsuneet opettajat ovat täyttäneet lomakkeen Pörssisäätiön verkkosivuilla tai uutiskirjeen osalta antaneet yhteystietonsa ja suostumuksensa vaihtoehtoisesti Pörssisäätiölle esimerkiksi tapahtuman yhteydessä.

Tapahtumarekisterissä olevat ovat ilmoittautuneet Pörssisäätiön tilaisuuteen ja samalla antaneet yhteystietonsa tai henkilöt työskentelevät arvopaperimarkkinasektorilla tai talousosaamisen parissa ja heidän työnantajallaan tai sidosyhteisöllään on yhteistyösuhde Pörssisäätiöön.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito, uutiskirjeen lähettäminen, tapahtumista tiedottaminen, tapahtumien osallistujamäärien seuraaminen, sijoittajabarometrikyselyn lähettäminen, opastilausten käsittely, apurahahakemusten käsittely ja Pörssilähettiläshakemusten käsittely.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat uutiskirjeen tilaajilla henkilön nimi ja sähköpostiosoite, tapahtumajärjestelmän osalta henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

Tapahtumajärjestelmässä on tieto tapahtumista, joihin henkilö on ilmoittautunut. Pörssisäätiön käyttämä palveluntarjoaja Lyyti anonymisoi vanhat tiedot pyydettäessä ja viimeistään sopimusajan päätyttyä.

Apurahanhakijoista kerätään seuraavia tietoja: hakijaa koskevat tiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tiedot opinnoista, suoritetuista tutkinnoista, nykyisestä ammatista ja työnantajasta) ja tietoja apurahan käyttökohteesta.

Pörssilähettilääksi hakevilta kerätään seuraavia tietoja: hakijaa koskevat tiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, nykyinen koulu, harrastukset ja lempikouluaineet) sekä perustelut sille, miksi hakija haluaisi mukaan Pörssilähettiläsohjelmaan ja kuinka paljon hänellä on siihen aikaa käytössään.

Pörssilähettiläsvierailua pyytäviltä kerätään tiedot vierailun järjestämistä varten (nimi, yhteystiedot, koulu, luokka ja oppiaine.)

Oppaiden tilaajista kerätään tiedot oppaiden lähettämistä ja laskutusta varten (nimi, yhteystiedot, yritys/organisaatio).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Pörssisäätiön verkkosivujen kautta täytetystä uutiskirjelomakkeesta, tapahtumissa uutiskirjettä varten jätetyistä yhteystietolomakkeista, Pörssisäätiön käyttämään Lyyti-järjestelmään tehdyistä sähköisistä ilmoittautumisista, Pörssisäätiön käyttämään Granon Multiweb-järjestelmään tehdyistä opastilauksista, Pörssisäätiön verkkosivuilla täytetyistä apurahahakemuksista ja Pörssisäätiön verkkosivuilla täytetyistä Pörssilähettiläiden haku- ja vierailupyyntölomakkeista

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Niitä ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle uutiskirjerekisteriä ja opastilaajien rekisteriä lukuun ottamatta. Uutiskirjeen tilaajien tietoja säilytetään Pörssisäätiön käyttämän palvelutarjoajan palvelimilla myös EU:n ulkopuolella. Tietoja joita kerätään ovat sähköpostiosoite ja nimi sekä analytiikkaa uutiskirjeiden avauksista. Liittymällä uutiskirjeen tilaajaksi tilaaja hyväksyy, että tiedot toimitetaan palveluntarjoajalle. Käytössä oleva palveluntarjoaja on Campaign Monitor (USA), joka on GDPR:n mukainen toiminnoissaan.

Opastilaajista kerätään yhteystiedot laskutusta varten. Pörssisäätiö käyttää opastilauksissaan Granon palveluita. Grano käyttää palveluidensa toteuttamiseen Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolisia yhteistyökumppaneita. Tästä johtuen palvelun käyttämiseen liittyviä käyttötietoja sekä henkilötietoja siirretään osittain USA:han. Riittävä tietosuojan taso tietojen käsittelyssä varmistetaan käyttämällä Euroopan komission mallisopimuslausekkeita.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).